SECRETARIA UNIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIO : 

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CV

FUNCIONES DE LA SECRETARIA DE LA UNIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIO

1.Programar, dirigir, ejecutar, coordinar y evaluar las actividades del sistema de trámite documentario y el archivo general de la Municipalidad.

2.Realizar los procesos de recepción registro clasificación distribución control seguridad e información de la documentación que circula en la municipalidad.

3.Informar al público sobre los servicios procedimientos y trámites de los servicios municipales.

4.Proponer normas sobre trámite documentario velando por su cumplimiento.

5.Mantener actualizado el archivo general de la Municipalidad.

6.Dar de baja a los documentos y archivos con período de vencimiento legal.

7.Mantener actualizado el Libro de Registro de ingreso de documentos.

8.Participar como miembro del Comité evaluador de Documentos.

9.Realizar la autenticación de documentos a través de los fedatarios de la Municipalidad.

10.Recibir, tramitar las quejas, consultas y petitorio que se presentan a la Municipalidad.

11.Recepcionar la documentación que ingresa a las diferentes oficinas internas y externas de la Municipalidad

12.Dirigir y coordinar las acciones del sistema de Trámite Documentario y correspondencia en general.

13.Elaborar los expedientes y/o documentos para el trámite correspondiente.

14.Elaborar informes periódicos sobre la situación de expedientes por el mismo asunto a fin de evitar duplicidad en el registro.

15.Verificar si no se ha presentado anteriormente otro expediente por el mismo asunto a fin de evitar duplicidad en el registro.

16.Analizar el expediente en trámite los escritos o demás expedientes presentados anteriormente

17.Registrar en fichas o similares el ingreso de documentos.

18.Las demás funciones que le asigne la alcaldía.

19.Otras funciones que le asigne la Secretaría General.

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